Ondrej Holzman Menurut banyak orang, email adalah cara komunikasi yang sudah ketinggalan zaman, namun tidak ada yang bisa menghilangkannya dan menggunakannya setiap hari. Namun, masalahnya mungkin bukan pada email itu sendiri, meskipun banyak yang pasti tidak setuju, tetapi pada cara kita menggunakan dan mengelolanya. Saya telah menggunakan aplikasi Kotak Surat selama lebih dari sebulan dan saya dapat mengatakan tanpa rasa sakit: menggunakan email menjadi jauh lebih menyenangkan dan, yang terpenting, lebih efisien.
Harus dikatakan sebelumnya bahwa Kotak Surat bukanlah sebuah revolusi. Tim pengembangan, yang membeli Dropbox karena kesuksesannya tidak lama setelah aplikasi dirilis (saat itu hanya untuk iPhone dan dengan daftar tunggu yang panjang), hanya membangun klien email modern yang menggabungkan fungsi dan prosedur terkenal dari aplikasi lain. , tetapi sering kali diabaikan sama sekali dalam email. Namun hingga beberapa minggu yang lalu, saya tidak masuk akal menggunakan Mailbox. Itu sudah lama hanya ada di iPhone, dan tidak masuk akal untuk mengelola pesan elektronik dengan cara yang sangat berbeda di iPhone daripada di Mac.
Namun pada bulan Agustus, Mailbox versi desktop akhirnya hadir, dengan stiker untuk saat ini beta, tetapi juga cukup andal sehingga segera menggantikan pengelola email saya sebelumnya: Mail dari Apple. Saya tentu saja telah mencoba alternatif lain selama bertahun-tahun, tetapi cepat atau lambat saya selalu kembali ke aplikasi sistem. Yang lain biasanya tidak menawarkan sesuatu yang penting atau inovatif sebagai tambahan.
Mengelola email secara berbeda
Untuk memahami Kotak Surat, Anda perlu melakukan satu hal mendasar, yaitu mulai menggunakan surat elektronik dengan cara yang berbeda. Dasar dari Kotak Surat adalah, mengikuti contoh buku tugas populer dan metode manajemen waktu, untuk mencapai apa yang disebut Kotak Masuk Nol, yaitu keadaan di mana Anda tidak akan memiliki surat apa pun di kotak masuk Anda.
Secara pribadi, saya mendekati metode ini dengan sedikit kekhawatiran, karena saya tidak pernah terbiasa dengan kotak masuk email yang bersih, sebaliknya, saya secara teratur memeriksa ratusan pesan yang diterima, biasanya tidak disortir. Namun, seperti yang saya ketahui, Inbox Zero masuk akal jika diterapkan dengan benar tidak hanya di antara tugas, tetapi juga di email. Kotak surat berkaitan erat dengan tugas - setiap pesan sebenarnya adalah tugas yang harus Anda selesaikan. Sampai Anda melakukan sesuatu, bahkan jika Anda membacanya, itu akan "menyala" di kotak masuk Anda dan meminta perhatian Anda.
Anda dapat melakukan total empat tindakan dengan pesan tersebut: mengarsipkannya, menghapusnya, menundanya tanpa batas waktu/tanpa batas waktu, memindahkannya ke folder yang sesuai. Hanya jika Anda menerapkan salah satu langkah ini, pesan tersebut akan hilang dari kotak masuk. Ini mudah, tetapi sangat efektif. Pengelolaan email yang serupa tentu saja dapat dilakukan bahkan tanpa Kotak Surat, namun dengan itu semuanya disesuaikan dengan penanganan serupa dan yang penting adalah mempelajari beberapa isyarat.
Kotak masuk email sebagai daftar tugas
Semua email masuk masuk ke kotak masuk, yang diubah menjadi stasiun transfer di Kotak Surat. Anda dapat membaca pesan tersebut, namun bukan berarti pada saat itu pesan tersebut akan kehilangan titik yang menandakan pesan yang belum dibaca dan akan muat di antara lusinan email lainnya. Kotak masuk harus berisi pesan sesedikit mungkin dan menunggu pesan baru, tanpa harus melewati "kasus" lama yang sudah terpecahkan saat menerimanya.
Begitu email baru masuk, email itu perlu ditangani. Kotak surat menawarkan berbagai prosedur, tetapi yang paling dasar terlihat seperti ini. Sebuah email masuk, Anda membalasnya lalu mengarsipkannya. Pengarsipan artinya akan dipindahkan ke folder Arsip, yang sebenarnya semacam kotak masuk kedua yang berisi semua email, tetapi sudah difilter. Dari kotak masuk utama, selain pengarsipan, Anda juga dapat memilih untuk segera menghapus pesan tersebut, yang kemudian akan dipindahkan ke tempat sampah, yang tidak dapat Anda akses lagi, misalnya melalui pencarian, jika Anda melakukannya tidak secara eksplisit ingin melakukannya, sehingga Anda tidak akan lagi diganggu oleh surat-surat yang tidak diperlukan.
Namun yang membuat Kotak Surat menjadi alat yang efektif untuk mengelola email adalah dua opsi lain untuk menangani pesan di kotak masuk. Anda dapat menundanya selama tiga jam, untuk malam hari, untuk hari berikutnya, untuk akhir pekan, atau untuk minggu depan - pada saat itu pesan tersebut hilang dari kotak masuk, hanya untuk muncul kembali di dalamnya sebagai "baru" setelah waktu yang dipilih . Sementara itu, itu ada di folder khusus "pesan yang ditunda". Menunda sangat berguna ketika, misalnya, Anda tidak dapat langsung membalas email, atau Anda harus membalasnya lagi di masa mendatang.
Anda dapat menunda pesan baru, tetapi juga pesan yang sudah Anda balas. Pada saat itu, Kotak Surat menggantikan peran pengelola tugas dan terserah Anda bagaimana Anda menggunakan pilihannya. Secara pribadi, saya mencoba beberapa kali untuk menghubungkan klien email dengan daftar tugas saya sendiri (dalam kasus saya, Things) dan solusinya tidak pernah ideal. (Anda dapat menggunakan skrip yang berbeda di Mac, tetapi Anda tidak memiliki peluang di iOS.) Pada saat yang sama, email sering kali ditautkan langsung ke tugas individu, untuk memenuhinya saya perlu menemukan pesan yang diberikan, baik untuk menjawabnya atau isinya.
Meskipun Mailbox tidak dilengkapi dengan opsi untuk menghubungkan klien email dengan daftar tugas, setidaknya Mailbox membuatnya sendiri. Pesan yang ditunda akan mengingatkan Anda di kotak masuk Anda seolah-olah itu adalah tugas dalam daftar tugas apa pun, Anda hanya perlu mempelajari cara mengerjakannya.
Dan terakhir, Mailbox juga menawarkan "pengarsipan" tradisional. Daripada mengarsipkan, Anda dapat menyimpan setiap pesan atau percakapan ke folder mana pun agar dapat ditemukan dengan cepat nanti, atau Anda dapat menyimpan percakapan terkait di satu tempat.
Mudah dikendalikan seperti alfa dan omega
Kontrol adalah kunci pengoperasian prosedur yang disebutkan di atas dengan mudah dan efisien. Antarmuka dasar Kotak Surat tidak berbeda dengan klien email yang sudah ada: panel kiri dengan daftar folder individual, panel tengah dengan daftar pesan, dan panel kanan dengan percakapan itu sendiri. Tentu saja, kita berbicara tentang Mac, tetapi Mailbox juga tidak ketinggalan zaman di iPhone. Perbedaannya terutama terletak pada kontrolnya - sementara di aplikasi lain Anda cukup mengeklik di mana saja atau menggunakan pintasan keyboard, Kotak Surat mengandalkan kesederhanaan dan intuisi dalam bentuk gerakan "menggesek".
Yang tidak kalah pentingnya adalah menggesekkan jari Anda pada pesan juga akan mentransfernya ke komputer, yang merupakan solusi yang sama nyamannya dengan touchpad MacBook. Inilah perbedaannya, misalnya dengan Mail.app, di mana Apple sudah mulai menerapkan prinsip serupa setidaknya di versi iOS, namun di Mac masih merupakan aplikasi rumit dengan mekanisme lama.
Di Kotak Surat, Anda menyeret pesan dari kiri ke kanan, panah hijau muncul yang menunjukkan pengarsipan, pada saat itu Anda melepaskan pesan dan secara otomatis dipindahkan ke arsip. Jika di drag sedikit lagi maka akan muncul tanda silang merah yang akan memindahkan pesan tersebut ke tempat sampah. Saat Anda menyeret ke arah yang berlawanan, Anda akan mendapatkan menu untuk menunda pesan atau meletakkannya di folder yang dipilih. Selain itu, jika Anda sering menerima email yang tidak ingin Anda tangani selama seminggu, namun hanya di akhir pekan, Anda dapat mengatur penundaan otomatisnya di Kotak Surat. Disebut Aturan "menggesek" untuk pengarsipan, penghapusan, atau penyimpanan otomatis dapat diatur untuk pesan apa pun.
Kekuatan dalam hal-hal kecil
Daripada solusi yang rumit, Mailbox menawarkan lingkungan yang sederhana dan bersih yang tidak mengganggu dengan elemen yang tidak perlu, namun memfokuskan pengguna terutama pada isi pesan itu sendiri. Selain itu, cara pesan dibuat menciptakan perasaan bahwa Anda bahkan tidak berada di klien email, tetapi mengirim pesan klasik. Perasaan ini semakin ditingkatkan dengan menggunakan Mailbox di iPhone.
Lagi pula, menggunakan Mailbox bersama dengan iPhone dan Mac sangatlah efektif, karena tidak ada klien yang dapat menandingi aplikasi Dropbox, terutama dalam hal kecepatan. Kotak Surat tidak mengunduh pesan lengkap seperti Mail.app, yang kemudian disimpan dalam volume yang semakin besar, tetapi hanya mengunduh bagian teks yang benar-benar diperlukan dan sisanya tetap berada di server Google atau Apple1. Ini menjamin kecepatan maksimum saat mengunduh pesan baru, itulah sebabnya tidak ada tombol untuk memperbarui kotak masuk di Kotak Surat. Aplikasi ini memelihara kontak konstan dengan server dan segera mengirimkan pesan ke kotak surat.
Sinkronisasi antara iPhone dan Mac juga bekerja dengan andal dan sangat cepat, yang akan Anda kenali, misalnya, dengan konsep. Anda menulis pesan di Mac Anda dan melanjutkannya di iPhone Anda dalam waktu singkat. Draf ditangani dengan sangat cerdik oleh Kotak Surat – draf tidak muncul sebagai pesan terpisah di folder draf, namun berperilaku sebagai bagian dari percakapan yang sudah ada. Jadi, jika Anda mulai menulis balasan di Mac, balasan tersebut akan tetap ada meskipun Anda menutup komputer, dan Anda dapat terus menulis di iPhone. Buka saja percakapan itu. Kelemahan kecilnya adalah draf tersebut hanya berfungsi antar Kotak Surat, jadi jika Anda mengakses kotak surat dari tempat lain, Anda tidak akan melihat draf tersebut.
Masih ada kendala
Kotak surat bukanlah solusi untuk semua orang. Banyak yang mungkin merasa tidak nyaman dengan prinsip Inbox Zero, namun mereka yang mempraktikkannya, misalnya saat mengelola tugas, mungkin akan segera menyukai Mailbox. Kehadiran versi Mac adalah kunci kegunaan aplikasi, tanpanya tidak masuk akal menggunakan Mailbox hanya di iPhone dan/atau iPad. Selain itu, versi Mac telah dibuka untuk umum selama beberapa minggu sejak pengujian beta tertutup, meskipun masih mempertahankan moniker beta.
Berkat ini, kami kadang-kadang dapat menemukan kesalahan dalam aplikasi, kualitas dan keandalan pencarian di pesan lama juga lebih buruk, namun pengembang dikatakan bekerja keras untuk hal ini. Sekadar mencari arsip, terkadang saya terpaksa mengunjungi antarmuka web Gmail, karena Mailbox bahkan tidak mengunduh semua emailnya.
Namun banyak yang akan menemukan masalah mendasar saat memulai Mailbox itu sendiri, yang saat ini hanya mendukung Gmail dan iCloud. Jika Anda menggunakan Exchange untuk email, Anda kurang beruntung, meskipun Anda lebih menyukai Kotak Surat. Namun, seperti beberapa klien email lainnya, tidak ada bahaya bahwa Dropbox akan menyerah pada aplikasinya dan berhenti mengembangkannya, sebaliknya, kita dapat menantikan pengembangan lebih lanjut dari Mailbox, yang menjanjikan manajemen yang lebih menyenangkan. dari email yang tidak populer.
- Di server Google atau Apple karena Mailbox saat ini hanya mendukung akun Gmail dan iCloud. ↩
Um. Sampai bisa melakukan Exchange, percuma saja buat saya.
Saya menggunakannya setiap hari dan saya cukup puas.
Namun benar bahwa saya selalu mengaktifkan klien Mail asli atau antarmuka web Gmail untuk pencarian, karena Mailbox tidak dapat diandalkan dalam hal itu (mudah-mudahan belum).
Terkadang juga salah menampilkan lampiran PDF, misalnya dari Česká Spořitelna, konfirmasi pembayaran yang ada dalam PDF otomatis ditampilkan sebagai teks lengkap di badan email, dan email juga muncul seperti tanpa lampiran.
Namun, jika tidak, dia membantu saya memilah-milah tumpukan email yang telah saya kumpulkan selama xx tahun dengan indah, jadi saya puas. Menautkan banyak akun juga berfungsi dengan baik.
Saya juga menggunakannya di iPad/iPhone dan saya menunggu Exchange, jadi untuk saat ini Airmail Beta di Mac, yang sangat saya rekomendasikan.
Sayangnya, dengan pembatasan tersebut di Gmail, agak percuma jika Anda menggunakan email perusahaan...
Saya punya pertanyaan, apakah mungkin untuk mengurutkan email (bahkan secara manual) ke dalam folder yang berbeda, mis. misalnya berdasarkan penerima atau folder yang dibuat secara manual?
Jika tidak, adakah yang mengetahuinya?
Saya terutama prihatin dengan lingkungan iOS.
terima kasih
Ya, menggunakan filter. Anda membuat kotak surat dengan nama penerima dan atau grup dan menggunakan filter, di mana Anda memasukkan parameter untuk setiap filter tambahan, lalu email dikirim ke tempat yang Anda inginkan dan diurutkan secara otomatis.
Aku minta maaf atas kesalahanku. Saya lupa mengatakan bahwa Gmail dan iCloud tidak cukup bagi saya.
Saya ingin sesuatu yang universal. Saya mencoba petinju dan dia tidak bisa melakukannya.
Saya rasa filter di Mail.app di Mac dapat diterapkan ke kotak surat mana pun. Tapi mereka dieksekusi hanya ketika aplikasi diluncurkan dan email dimuat (tidak berjalan di server)
Bukan hanya karena Exchange, saya tetap menggunakan sistem Mail dan add-on MailHub – add-on ini akan sangat membantu dalam menyortir dan mengatur pesan dan bahkan dapat mengatur pengingat untuk pesan tertentu. Sebenarnya, ia dapat melakukan fitur-fitur yang dijelaskan di sini dan lebih dari itu. Faktanya, saya masih harus menemukan add-on yang akan menampilkan lampiran email secara terpisah dari isi pesan dan kemampuan untuk membuka dokumen Word dan Excel langsung di jendela klien dengan opsi untuk menyalin konten (seperti halnya dengan MS Outlook) dan saya tidak akan melewatkan apa pun di Mail: -)
Bukankah ada yang mirip dengan MailHub untuk iOS?
Awal dengan aplikasi ini agak canggung bagi saya. Namun ketika kami dapat menyortir email dalam waktu singkat, saya mulai menikmati aplikasi ini.
Itu hanya mengganggu saya karena saya tidak dapat mengatur email saya yang lain yang telah saya tetapkan ke gmail selama odes.
sangat lambat di iphone 4 (iOS 7). Sebaliknya, Mail.app klasik sangat cepat. Jadi saya kembali ke klasik yang disesuaikan dengan sistem.
Apakah ada cara untuk bekerja dengan email yang ditandai dari Mail.app di Kotak Surat? Akan berguna bagi saya untuk mencapai sinkronisasi dengan folder yang relatif baru yang akan memulihkan peran yang ditandai. Dalam alur kerja saat ini, saya mengurutkan email menjadi berbendera dan terakhir
Menurut saya aplikasi ini memakan cukup banyak baterai (ip5s dengan ios7). Adakah yang punya pengalaman serupa?
mengapa saya melihat 2700 email di atas ikon? tidak bisakah aplikasi membedakan antara sudah dibaca dan belum dibaca?
Ini adalah prinsip kotak masuk nol. Sebuah pesan dianggap terselesaikan hanya jika dipindahkan ke arsip. Tidak ada gunanya membedakan pesan yang sudah dibaca dan belum dibaca, melainkan hanya menghitung pesan yang ada di kotak masuk.
Saya telah menggunakan aplikasi ini selama sekitar satu bulan dan antusiasme awal saya secara bertahap berubah menjadi kekecewaan. Idenya bagus, tetapi aplikasinya masih belum diminta. Saya terutama terganggu oleh hal berikut – ketika ada banyak email, itu sangat lambat di iPhone 4s dengan iOS 7.1, ketika saya mengklik pesan di utas dengan banyak percakapan, pesan itu mulai bergulir secara acak di suatu tempat di tengah teks, dan saya tidak dapat melampirkan lampiran apa pun di ipad air (setelah mengklik tombol yang sesuai, tidak ada yang terjadi). Puncaknya hari ini adalah ketika saya mengerjakan email saya di iPhone, menyimpannya di draf, kembali lagi setelah beberapa waktu di iPad, selesai menulis, mengirimkannya dan kemudian mengetahui bahwa draf telah terkirim, tanpa pengeditan tambahan. Saya cukup yakin saya telah mengirimkan seluruh pesannya. Jadi saya mencari alternatif yang terbukti. Adakah yang memecahkan masalah serupa?