Libor Kubin Akhir-akhir ini banyak perbincangan tentang metode GTD – Getting Things Done, yang membantu masyarakat menjadi lebih produktif, mengatur pekerjaan dan kehidupan pribadinya. Pada tanggal 27 April, konferensi pertama tentang metode ini akan diadakan di Republik Ceko, dan Jablíčkař.cz mengundang salah satu orang paling terkenal untuk wawancara. Lukáš Gregor, guru, editor, blogger dan juga dosen GTD.
Salam, Lukas. Anggap saja saya belum pernah mendengar tentang GTD. Dapatkah Anda memberi tahu kami, sebagai orang awam, tentang apa hal ini?
Metode Getting Things Done adalah alat yang memungkinkan kita menjadi lebih produktif. Hal ini didasarkan pada fakta bahwa, meskipun otak adalah organ yang menakjubkan, otak memiliki keterbatasan tertentu yang kita sendiri boikot (atau tidak kita sadari). Misalnya dengan membanjiri atau lebih tepatnya menyianginya karena alasan yang sama sekali tidak bisa dipahami. Dalam keadaan demikian, ia hampir tidak dapat digunakan secara maksimal dalam proses kreatif, dalam berpikir, dalam pembelajaran, bahkan dalam keadaan istirahat yang cukup pun ia tidak dapat beristirahat. Jika kita membantu kepala kita dari pemberat (artinya: dari hal-hal yang sebenarnya tidak perlu kita bawa-bawa di kepala), kita mengambil langkah pertama untuk menjadi efisien.
Dan metode GTD menawarkan panduan hanya dalam beberapa langkah untuk mencapai keadaan tenang dan kemampuan fokus. Cara menjernihkan pikiran menggunakan tunda item ke dalam apa yang disebut kotak surat dan bagaimana mengatur semua proyek dan "tugas" Anda, baik yang bersifat pribadi maupun yang berhubungan dengan pekerjaan, ke dalam sistem yang jelas.
Untuk siapa metode ini ditujukan, siapa yang dapat dibantu?
Mulutku berair karena cocok untuk setiap, ini memiliki kekurangannya. Jika saya melihatnya dari berbagai jenis pekerjaan, pekerjaan yang pada dasarnya mengandalkan ketajaman dan respons terhadap lingkungan (misalnya petugas pemadam kebakaran, dokter, tetapi juga berbagai dukungan teknis, orang yang menelepon...) hanya akan dapat menggunakan sebagian kecil dari metode tersebut, atau sekadar mereka akan menggunakan metode tersebut untuk pengembangan pribadi mereka, pada tingkat pribadi. Dan ini juga bukan metode yang cocok untuk semua orang, karena ada orang yang menganggap keteraturan, sistematisasi apa pun mengerikan, atau sekadar melumpuhkannya bahkan lebih dari sekadar kekacauan.
Dan sebenarnya satu kategori lagi – metode ini jelas bukan diperuntukkan bagi mereka yang memasukkan semua masalah mereka ke dalam metode ini dengan kemauan mereka yang lemah, berpikir bahwa metode ini akan membantu mereka dengan sendirinya, bahkan mungkin untuk menjalani hidup yang lebih bahagia...
Semua kelompok orang lain bisa memulai dengan GTD.
Apakah ada metode serupa lainnya? Jika ya, bagaimana Anda membandingkannya dengan GTD?
Ada kebutuhan untuk mengungkap misteri GTD. Tanpa mempelajari sejarah pertimbangan produktivitas, dapat dimengerti bahwa telah ada upaya untuk memecahkan masalah manajemen waktu sejak lama (ya, sejak zaman Yunani kuno). GTD tidak secara langsung membicarakan hal ini, namun juga bukan keajaiban baru, sebuah obat yang tiba-tiba ditemukan oleh David Allen melalui eksperimen gila-gilaan di laboratorium. Metodenya lebih mengandung akal sehat daripada eksperimen, saya malah berani sesat mengatakan label itu metode hal itu merugikannya dalam beberapa hal, dan saya akan menekankan aspek itu saja Peralatan a urutan langkah yang logis, yang dapat membantu.
Saya hanya menyarankan bahwa pasti ada yang serupa metode, pendekatan yang berbicara tentang cara terbaik untuk menyelesaikan "kewajiban" Anda, beberapa memiliki metode seperti itu tanpa membacanya dari mana pun, mereka hanya memikirkannya. (Kebetulan, wanita memimpin ke arah ini.) Tapi jika saya bisa langsung menemukan orang lain alat, yang langsung berlaku untuk GTD, pastinya adalah metode ZTD (Zen To Done, diterjemahkan sebagai Zen dan selesai di sini). Ini adalah solusi yang cocok jika seseorang sudah mencium GTD dan mulai menyelesaikan masalah penentuan prioritas tugas, karena Leo Babauta menggabungkan GTD dengan pendekatan Stephen Covey dan merumuskan semuanya sedemikian rupa sehingga sederhana. Atau solusi yang cocok jika dia tidak ingin menyelesaikan GTD, dia bahkan tidak ingin membaca Covey, dia lebih merupakan seorang freelancer, seorang yang minimalis.
Jadi apa langkah pertama menuju GTD jika saya menyadari bahwa saya ingin melakukan sesuatu dengan waktu dan tugas saya?
Saya selalu menyarankan pemula untuk melakukan setidaknya dua, tiga jam sesering mungkin untuk ketenangan pikiran. Mainkan musik yang bagus, mungkin buka sebotol anggur. Ambil selembar kertas dan tulis semuanya di atasnya, baik dalam bentuk poin-poin atau menggunakan peta pikiran proyek, yang sedang mereka kerjakan. Dapatkan hasil maksimal dari pikiran Anda. Mungkin bidang minat (= peran) yang saya suka gunakan, misalnya karyawan, suami, ayah, atlet... dan proyek individu atau kelompok/daftar tugas, juga akan membantu.
Mengapa semua ini? Lagi pula, setelah Anda memahami dasar-dasar ini, Anda akan dapat mulai berlatih GTD. Mulailah menunda-nunda, catat stimulus yang masuk lalu tugaskan pada proyek yang sudah Anda tandai saat menyortir.
Tapi pertanyaannya juga termasuk lakukan sesuatu dengan waktumu. Dalam arah ini, GTD bukanlah yang paling cocok, atau dia menciptakan latar belakang, fondasi, tapi ini bukan tentang perencanaan. Di sini saya akan merekomendasikan untuk mengambil buku Yang paling penting dulu, atau sekadar berhenti, tarik napas dan pikirkan di mana saya berada saat ini, ke mana saya ingin pergi, apa yang saya lakukan untuk itu... Ini bukan untuk perdebatan lain, tetapi GTD akan memungkinkan seseorang untuk berhenti dan mengambil nafas.
Apa yang saya perlukan untuk menggunakan GTD? Apakah saya perlu membeli alat apa pun? Apa yang akan Anda rekomendasikan?
Tentu saja, metode ini terutama berkaitan dengan kebiasaan yang baik, namun saya tidak akan meremehkan pilihan alat, karena hal ini juga mempengaruhi seberapa baik kita dapat menjalani hidup dengan metode tersebut. Terutama pada awalnya, ketika Anda baru saja membangun kepercayaan diri terhadap metode ini, alat yang baik sangatlah penting. Saya dapat merekomendasikan beberapa aplikasi khusus, tetapi saya akan lebih berhati-hati. Untuk pemula, saya memiliki pengalaman yang baik dengan Wunderlist, yang lebih merupakan "daftar tugas" yang canggih, tetapi beberapa prosedur sudah dapat dicoba dan dipelajari darinya.
Namun sebagian orang lebih nyaman dengan solusi kertas, yang memiliki daya tarik tersendiri, namun juga keterbatasannya, yang pasti tidak sefleksibel saat mencari dan memfilter tugas.
Mengapa metode ini memiliki lebih banyak aplikasi perangkat lunak untuk Apple dibandingkan untuk Windows? Apakah fakta ini terwujud di antara mereka yang tertarik dengan metode ini?
Tawaran untuk Windows tidaklah kecil, tetapi sebagian besar merupakan alat yang ada daripada digunakan. Prevalensi aplikasi GTD untuk platform Apple juga dapat berasal dari kelompok yang bekerja dengan metode tersebut - seringkali mereka adalah pekerja lepas atau orang-orang di bidang IT. Dan jika kita memasuki dunia korporat, Outlook bisa langsung digunakan untuk GTD.
Apakah ada perbedaan antara penggunaan GTD untuk pelajar, manajer TI, ibu rumah tangga, atau bahkan lansia?
Tidak pada prinsipnya. Hanya proyeknya yang akan berbeda, untuk beberapa, pembagian yang lebih rinci ke dalam langkah-langkah individual akan berlaku, sementara untuk yang lain, pekerjaan dengan rutinitas akan berlaku. Inilah kekuatan GTD, universalitasnya.
Apa yang membuat metode GTD begitu unik sehingga mendapatkan semakin banyak penggemar baru?
Saya menjawab sebagian ini di seluruh tanggapan sebelumnya terhadap pertanyaan. GTD didasarkan pada akal sehat, menghormati fungsi (dan keterbatasan) otak, mewakili prosedur untuk mengatur sesuatu, dan ini tidak harus hanya tugas, tetapi juga tata letak kantor atau barang-barang di bengkel. Ini bersifat universal dan pasti dapat membantu segera setelah implantasi, yang menurut saya merupakan keuntungan besar. Hasilnya nyata dan segera, dan itulah yang dibutuhkan seseorang. Selain itu, Anda dapat mulai mengerjakannya bahkan selama periode pers. Jika Anda berniat untuk mulai memikirkan misi Anda, itu akan sangat sulit karena tenggat waktu yang sangat ketat.
Saya hanya akan berhati-hati dengan kata itu unik, saya lebih suka menganggapnya sebagai kekuatannya. Apakah unik, saya serahkan kepada yang berminat. Cocok bagi saya bahwa GTD datang begitu saja ketika saya membutuhkannya, membantu saya, dan itulah mengapa saya menyebarkannya lebih jauh.
Seperti apa GTD di luar Republik Ceko? Bagaimana di negara asalnya, Amerika?
Yang bisa saya katakan adalah prevalensi dan kesadaran tampaknya lebih besar di wilayah barat dibandingkan di wilayah barat. Tapi saya tidak terlalu mengikutinya, saya tidak punya banyak alasan untuk itu. Bagi saya, pengalaman saya sendiri dan pengalaman orang-orang yang menghubungi saya, yang membaca situs ini, adalah penting mitvsehotovo.cz, atau yang mengikuti pelatihan saya. Saya membaca dan menelusuri blog-blog khusus dari luar negeri, namun memetakan keadaan GTD di dunia adalah bidang yang berada di luar kebutuhan saya saat ini.
Sebaliknya, seperti apa komunitas penggemar GTD di Republik Ceko?
Saya mendapati diri saya hidup dalam kenyataan yang agak menyesatkan. Dikelilingi oleh sejumlah pengguna GTD, saya sempat mendapat kesan bahwa itu adalah sesuatu yang sangat familiar! Tapi hei, sebagian besar orang di sekitar saya belum pernah mendengar tentang GTD dan paling banter hanya bisa menggunakan kata tersebut manajemen waktu.
Lalu ada juga sekelompok orang aneh yang mengira GTD dijadikan agama, tapi saya tidak tahu dari mana perasaan itu berasal. Karena seseorang yang menggunakannya sedang berbagi pengalaman atau mencari tips dan saran dari orang lain?
Besarnya komunitas penggemar GTD di Republik Ceko tidak bisa diremehkan. 376 responden menjawab kuesioner khusus, yang dibuat sebagai bagian dari tesis diploma, yang sangat mengejutkan kami. Situs web Mítvšehotovo.cz dikunjungi oleh sekitar 12 ribu orang per minggu, namun situs web tersebut secara konseptual telah diperluas untuk mencakup bidang pengembangan pribadi lainnya, sehingga jumlah ini tidak dapat dianggap sebagai jawaban atas minat terhadap GTD di Republik Ceko.
Anda berpartisipasi dalam organisasi Konferensi GTD pertama di sini. Mengapa konferensi ini dibuat?
Saya melihat dua dorongan motivasi dasar untuk konferensi: a) untuk memungkinkan pertemuan komunitas tertentu, untuk memperkaya satu sama lain, b) untuk menarik orang-orang yang tidak ditandai, orang-orang di luar lingkaran dan untuk memperluas bidang pandang mereka dengan sesuatu, bahkan mungkin untuk mendidik...
Bisakah seorang pemula atau orang awam tentang GTD datang ke konferensi? Bukankah dia akan merasa tersesat di sana?
Sebaliknya, saya yakin konferensi ini dengan senang hati menyambut para pemula atau yang belum tahu. Tujuan kami bukanlah untuk – seperti tuduhan beberapa orang – untuk memperkuat kultus GTD, tetapi berbicara tentang produktivitas dan efisiensi, menemukan cara untuk mengatur segala sesuatunya, menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi, dll. Dan untuk itu diperlukan visi dari mereka yang belum pernah mendengar metode apapun atau masih mencarinya. Ngomong-ngomong, saya juga masih seorang seeker, meskipun saya melatih GTD.
Cobalah untuk memikat pembaca kami ke konferensi tersebut. Mengapa mereka harus mengunjunginya?
Intuisi saya mengatakan bahwa segala sesuatunya akan dilakukan dalam suasana yang sangat menyenangkan. Lingkungannya asri, tim yang menyelenggarakannya dekat dengan saya, dosen dan tamu yang diundang berkualitas tinggi, katanya harus ada minuman dan makanan yang enak... Yah, menurut saya ini akan menjadi luar biasa hari!
Apa yang akan Anda katakan kepada orang-orang yang tidak dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dalam kehidupan kerja dan juga menginginkan sedikit ketertiban dalam kehidupan pribadinya?
Alfa dan Omega adalah realisasi betapa berharganya anugerah yang telah kita terima dan terus kita terima, setiap kali kita terbangun menuju hari yang baru. Itulah kita, bahwa kita hidup. Kita hidup di ruang tertentu dan waktu tertentu. Dan tepatnya waktu adalah suatu kuantitas dengan begitu banyak hal yang tidak diketahui sehingga kita harus lebih memperhatikannya. Kita bisa menghemat uang, kita juga bisa meminjamnya dari seseorang, waktu berlalu begitu saja, tidak peduli seberapa banyak kita memikirkannya. Alangkah baiknya jika kita mensyukuri dan menghargainya. Hanya dengan cara inilah pengorganisasian dan perencanaan dapat menjadi masuk akal dan benar-benar efektif.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang metode GTD, Anda dapat datang dan menyaksikan konferensi GTD pertama di Republik Ceko yang menghadirkan pembicara dan dosen terbaik di bidang metode ini. Situs web konferensi dan kemungkinan pendaftaran dapat ditemukan di bawah melalui tautan ini.
Lukas, terima kasih atas wawancaranya.
