Jiří Filip Pesan komersial: Tawaran saat ini di pasar untuk sistem manajemen usaha kecil sangat luas. Pada saat yang sama, memilih perangkat lunak yang tepat adalah keputusan yang sangat penting. Lagi pula, Anda tidak ingin mengetahui dalam beberapa minggu bahwa Anda membuat pilihan yang tidak tepat, beralih ke aplikasi lain dan melatih seluruh tim dari awal. Jadi, bagaimana Anda menavigasi pasar yang padat dan memilih perangkat lunak yang akan berkembang bersama Anda sambil mengikuti tren terkini?
Lihat tips kami tentang cara memilih sistem terbaik untuk bisnis Anda dan persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak informasi.
Mengapa menggunakan sistem manajemen usaha kecil?
Ada banyak alasan mengapa bisnis harus menggunakan perangkat lunak perusahaan. Tidak hanya perusahaan besar, menjaga organisasi di seluruh perusahaan dan semua tim adalah hal yang biasa. Namun juga bagi perusahaan kecil, dimana alat manajemen bisnis seperti itu dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan proses perusahaan. Hal ini berujung pada peningkatan daya saing dan kesuksesan perusahaan dalam jangka panjang.
Mungkin Anda berada dalam situasi di mana perusahaan Anda sudah menggunakan beberapa alat... satu untuk pembuatan faktur, satu untuk komunikasi, Anda mengelola arus kas di Excel, di Excel lainnya Anda memiliki daftar pelanggan, kalender, laporan, dan sisanya di atas kertas . Jika solusi ini tampak agak kacau bagi Anda, carilah sistem yang lebih komprehensif yang mencakup sebagian besar kebutuhan manajemen bisnis Anda di satu tempat.
Alasan utama mengapa perusahaan kecil sekalipun harus menerapkan sistem manajemen perusahaan:
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas: Efektif sistem informasi perusahaan memungkinkan otomatisasi proses, pengurangan kesalahan selama entri atau penyalinan data manual, dan penghematan waktu yang signifikan. Hal ini mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas pekerja serta meningkatkan kinerja perusahaan.
- Manajemen waktu yang lebih baik: Sistem manajemen bisnis memudahkan perencanaan dan mengatur waktu, tugas, dan proyek, memungkinkan karyawan lebih fokus pada pekerjaan mereka dan mengurangi stres.
- Berbagi dan mengelola informasi lebih efisien: Sistem informasi manajemen membantu dalam mengelola data dan informasi serta memungkinkan akses dan berbagi data yang lebih baik antara berbagai departemen dan karyawan. Hal ini mengarah pada peningkatan kolaborasi antar karyawan, ditambah lagi Anda memiliki semua dokumen penting di satu tempat dan itu berarti tidak perlu lagi mencari-cari dokumen dengan panik.
- Pengambilan keputusan yang lebih akurat dan lebih cepat: Sistem manajemen perusahaan memberikan informasi real-time mengenai status proyek dan aktivitas perusahaan, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
- Pengurangan biaya:Sistem informasi untuk usaha kecil memungkinkan perencanaan dan pengendalian pendapatan dan pengeluaran yang lebih baik serta membantu mengidentifikasi area di mana biaya dapat dikurangi.
Fungsi apa yang harus dicari dalam sistem manajemen perusahaan?
Otomatisasi
Sistem manajemen bisnis harus memungkinkan otomatisasi proses yang berulang atau aktivitas langsung untuk meminimalkan kesalahan dan pemborosan waktu pada tugas yang berulang. Otomatisasi bisa mencakup, misalnya, faktur berulang, pengingat pembayaran, pengiriman email otomatis, pembuatan laporan atau membuat tugas atau proyek dari templat. Dengan cara ini beban karyawan dapat dikurangi, kesalahan dapat dikurangi dan efisiensi kerja dapat ditingkatkan.
Penyimpanan data awan
Penggunaan penyimpanan data cloud dapat memungkinkan berbagi data dalam perusahaan menjadi lebih mudah dan aman, semuanya jelas di satu tempat. Hal ini juga memungkinkan akses ke data dari mana saja dan kapan saja, sehingga meningkatkan efisiensi kerja dan memungkinkan pertukaran informasi dengan cepat. Penyimpanan data cloud juga akan dihargai oleh semua perusahaan yang anggota timnya bekerja dari kantor pusat, misalnya.
Manajemen tugas
Perangkat lunak manajemen bisnis harus memungkinkan pelacakan dan pengelolaan tugas serta tenggat waktunya dengan mudah. Ini mungkin termasuk, misalnya, menjadwalkan dan menugaskan tugas, melacak status penyelesaian tugas, dan mengingatkan Anda tentang tugas yang tertunda. Berkat ini, anggota tim bisa mendistribusikan pekerjaan dengan lebih efisien, memantau beban kerja mereka dan menyelesaikan semua tugas yang diberikan tepat waktu.
Manajemen proyek
Sistem manajemen perusahaan harus memungkinkan manajemen proyek yang efektif, termasuk perencanaan, koordinasi dan pemantauan kemajuan proyek. Hal ini mencakup, misalnya, perencanaan anggaran, efisiensi dan profitabilitas proyek. Sistem seperti ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola proyeknya dengan lebih baik dan mencapai hasil serta keuntungan yang lebih baik.
Idealnya, alat yang dipilih harus menawarkan beberapa opsi untuk representasi grafis proyek, seperti papan Kanban, bagan Gantt, atau ikhtisar tabel untuk visualisasi proyek, anggaran, penetapan tugas, status, dan kemajuan yang jelas.
CRM
Perangkat lunak bisnis juga harus menyertakan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM). Hal ini memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi lebih efektif dengan pelanggan dan mengelola kebutuhan mereka dengan lebih baik.
Jika sistem memungkinkan Anda menyelaraskan CRM dengan proses lain, seperti manajemen proyek, pembuatan faktur, manajemen kontrak, atau perencanaan arus kas, dalam satu platform manajemen bisnis, Anda dapat melihat pelanggan Anda dari perspektif 360°.
Pengelolaan beban kerja karyawan
Fungsi manajemen beban kerja karyawan akan membantu Anda mendistribusikan pekerjaan secara lebih efisien di antara masing-masing anggota tim dan dengan demikian mencapai beban kerja optimal mereka. Sistem informasi perusahaan harus memungkinkan perencanaan waktu dan tugas sedemikian rupa sehingga didistribusikan secara adil dan karyawan mendapat beban yang cukup sesuai dengan kemampuan dan prestasi kerja mereka. Pada saat yang sama, seharusnya demikian sistem dapat memonitor beban dan, jika perlu, menawarkan solusi yang sesuai, misalnya dengan mendistribusikan kembali tugas atau menambah jumlah karyawan dalam tim tertentu. Dia akan memungkinkan peningkatan produktivitas dan kepuasan karyawan, yang berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang perusahaan.
Tips memilih software terbaik untuk usaha kecil
Saat memilih perangkat lunak bisnis kecil, penting untuk mengidentifikasi kebutuhan Anda dan mempertimbangkan anggaran Anda.
Pertimbangkan juga kemudahan implementasi dan penggunaan perangkat lunak, kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem dan perangkat lunak lain, aplikasi seluler, dan kompleksitas fitur.
1. Identifikasi kebutuhan Anda:
Sebelum Anda mulai mencari software yang tepat, pertimbangkan fungsi dan fitur apa saja yang Anda perlukan untuk mengelola bisnis Anda.
Ingatlah bahwa beberapa perangkat lunak menawarkan fitur khusus untuk industri tertentu, sementara perangkat lunak lainnya bersifat universal dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan industri yang berbeda.
2. Kemudahan instalasi dan penggunaan perangkat lunak:
Pertimbangkan seberapa cepat Anda dapat mengimplementasikan perangkat lunak baru dalam bisnis Anda dan seberapa mudah penggunaannya.
Menemukan perangkat lunak dengan antarmuka intuitif dan pengaturan yang mudah dapat menghemat waktu dan meminimalkan pelatihan karyawan. Idealnya, perangkat lunak ini memiliki tutorial online dan video pelatihan yang tersedia untuk membantu Anda dalam pelatihan, atau menawarkan konsultasi di mana Anda dapat berkonsultasi tentang penerapan sistem di perusahaan Anda.
3. Solusi dengan fungsi manajemen keuangan:
Solusi perangkat lunak yang lebih canggih dengan fungsi manajemen keuangan dapat membantu usaha kecil melacak dan mengelola operasi keuangan. Ini akan memberi Anda gambaran tentang pendapatan dan pengeluaran saat ini dan dalam waktu dekat atau pemenuhan anggaran. Anda dapat memprediksi perkembangan arus kas untuk beberapa bulan mendatang, profitabilitas proyek, dan titik lemah di mana uang bocor secara tidak perlu di perusahaan.
4. Kemungkinan integrasi dengan sistem dan perangkat lunak lain:
Pertimbangkan perangkat lunak lain apa yang Anda gunakan dan apakah perangkat lunak baru tersebut kompatibel dan dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem lain. Oleh karena itu, antarmuka yang dapat diprogram (API) yang dapat diakses adalah kuncinya. Make juga merupakan platform integrasi populer, yang memungkinkan integrasi dan otomatisasi tingkat lanjut.
Mencari software dengan fitur import dan ekspor data dapat mempermudah pekerjaan Anda dan meminimalisir entri data manual.
5. Pertimbangkan anggaran Anda:
Saat memilih perangkat lunak, pertimbangkan anggaran Anda dan coba temukan solusi yang memenuhi kebutuhan Anda dan terjangkau untuk bisnis Anda.
Berhati-hatilah saat membandingkan penawaran dan pertimbangkan apakah fitur tambahan tersebut sepadan dengan harga yang lebih tinggi. Versi uji coba gratis seharusnya menjadi hal yang biasa.
6. Aplikasi seluler meliputi:
Ketersediaan sistem manajemen bisnis versi seluler memungkinkan Anda dan karyawan Anda tetap terhubung dan responsif saat bepergian, terlepas dari lokasi dan peralatan saat ini. Hal ini sangat penting terutama dalam mengelola tim dan aktivitas hibrid dan jarak jauh.
Ingatlah bahwa aplikasi seluler harus mudah digunakan dan tersedia di berbagai sistem operasi.
7. Fungsi pelaporan yang komprehensif:
Solusi perangkat lunak dengan fungsi pelaporan yang komprehensif dapat membantu usaha kecil memantau dan menganalisis kinerja bisnis Anda, memantau efektivitas aktivitas, proyek, dan kampanye Anda sehingga Anda dapat merespons situasi yang muncul secara fleksibel.
Idealnya, perangkat lunak perusahaan Anda akan memberikan wawasan berharga tentang kinerja keuangan Anda, kemajuan proyek dan tugas, kapasitas dan pemanfaatan karyawan dan banyak lagi. Selain itu, solusi lanjutan memungkinkan Anda membuat laporan grafik sendiri dan menetapkan berbagai kriteria untuk agregasi dan penyortiran data.
8. Fungsi komunikasi komponen:
Mencari perangkat lunak dengan fitur komunikasi seperti alat obrolan atau berbagi file dapat membantu bisnis mengelola komunikasi internal secara efektif.
Selain itu, mencari perangkat lunak yang dapat diintegrasikan dengan alat komunikasi lain seperti panggilan video dapat membantu memudahkan kolaborasi tim.
Sudah dipilih?
Sebagai pemilik usaha kecil, banyak hal yang harus kita hadapi dan seringkali tidak mudah untuk menyatukan semuanya. Solusi perangkat lunak yang tepat untuk mengelola bisnis Anda dapat memberi Anda keuntungan besar dibandingkan pesaing Anda. Anda tiba-tiba akan mendapatkan gambaran umum - tentang pesanan dan tugas serta tenggat waktu, pelanggan dan komunikasi dengan mereka, arus kas dan beban kerja masing-masing anggota tim. Anda akan menghemat banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas berulang dengan nilai tambah rendah. Sebaliknya, Anda dapat memfokuskan energi Anda pada inovasi dan solusi yang memajukan bisnis Anda.
Penulis: Caflou - Sistem manajemen lengkap untuk perusahaan kecil dan menengah
Caflou akan membantu Anda mengelola seluruh perusahaan dan keuangannya secara efektif. Ini akan memungkinkan Anda memantau arus kas dan memprediksi perkembangannya di masa depan. Anda akan menghilangkan pekerjaan rutin, mengurangi tingkat kesalahan, meningkatkan kerja tim dan meningkatkan kinerja perusahaan. Semuanya di satu tempat. Dari mana saja dan dengan harga terjangkau.
