Vratislav Holub Di saat kita harus menerapkan jarak sosial namun tetap bekerja sama secara erat, teknologi modern memainkan peran penting. Semakin baik tim TI perusahaan melakukan transisi ini, semakin mereka dapat membantu karyawan dan rekan kerja merasa percaya diri dan didukung. Western Digital menyajikan delapan tips untuk tim IT Anda.
Bisa jadi Anda minati
Pavel Jelik Sebagai langkah awal dalam kerangka krisis virus corona, semakin banyak perusahaan, perusahaan, dan juga pemerintah masing-masing negara yang merekomendasikan, atau bahkan secara langsung merekomendasikan, bekerja dari rumah. Tim TI kini dihadapkan pada tugas untuk melakukan transisi ini dan mengamankan sistem data, perangkat komputasi seluler, dan aplikasi dalam kondisi baru. Mereka ditantang untuk memastikan bahwa karyawan dan rekan kerja merasa aman terhubung dan produktif bahkan ketika bekerja dari rumah. Kami telah mengumpulkan beberapa tips dari tim TI kami yang dapat membantu perubahan ini dan memastikan alur kerja yang lebih sukses.
Jangan menunda. Mulailah hari ini (secara harfiah segera)
Sebagian besar perusahaan dan firma telah memindahkan sebagian tenaga kerjanya ke lingkungan asal mereka. Namun jika itu hanya sebagian kecil, bersiaplah untuk skenario yang sangat berbeda jika ratusan atau ribuan orang memerlukan koneksi jarak jauh ke sistem virtual pada saat yang bersamaan. Jika bisnis Anda belum menerapkan bekerja dari rumah, atau hanya sebagian, gunakan waktu ini untuk bersiap menghadapi potensi situasi di mana sebagian besar karyawan perlu mengakses aplikasi dan data dari lokasi yang jauh. Tetap selangkah lebih maju dalam infrastruktur data Anda dan menyediakan panduan serta dokumentasi terlebih dahulu akan membantu memastikan transisi yang lancar ke cara kerja baru dalam bisnis Anda selama masa-masa kritis ini.
Uji sampai kegagalan pertama
Uji sistem Anda untuk memastikan kinerja, keandalan, dan skalabilitas. Menguji aplikasi dan infrastruktur perangkat keras untuk beban maksimum. Periksa berapa banyak koneksi yang dapat ditangani VPN Anda. Dan kirimkan tim IT untuk mencoba bekerja dari rumah. Cari tahu di mana mungkin terdapat kesenjangan dan titik lemah saat bekerja jarak jauh. Jauh lebih baik untuk mengetahui apa yang rusak selama pengujian dibandingkan ketika sistem sepenuhnya diandalkan oleh karyawan. Jadi cari tahu terlebih dahulu dimana titik lemahnya dan segera perbaiki.
Promosikan pilihan yang tepat di antara banyak alat komunikasi dan keamanan
Ada banyak sekali aplikasi untuk rapat virtual, pengarahan, berbagi dokumen, pembuatan proyek, dan alat manajemen lainnya, dan kemungkinan besar orang-orang di bisnis Anda saat ini menggunakan lebih dari satu (resmi atau tidak). Sekaranglah waktunya untuk menerapkan alat dan aplikasi resmi yang harus digunakan karyawan. Pastikan jumlah lisensi dan kumpulkan instruksi (tersedia dan dibagikan) tentang cara menginstal dan menggunakan aplikasi yang dipilih.
Bisa jadi Anda minati
Bersiaplah untuk pemantauan tanpa henti dan dukungan 24/7
Dengan setiap situasi baru, Anda perlu memantau infrastruktur dengan cermat dan mampu merespons pemadaman listrik secara real-time. Bersiaplah untuk memberikan dukungan TI secara lebih luas dan pada waktu yang berbeda dalam sehari.
Menetapkan kebijakan tentang penggunaan laptop, periferal, dan akses terhadap layanan
Anda perlu menerapkan pedoman dan peraturan tentang bagaimana perusahaan Anda dapat mendukung karyawan yang bekerja dari rumah dengan peralatan seperti akses internet dan peralatan teknis. Anda harus mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Berapa banyak karyawan yang membutuhkan laptop untuk bekerja dari rumah? Berapa banyak laptop yang bisa Anda sediakan?
- Apakah perusahaan akan membayar koneksi internet dan panggilan telepon?
- Bagaimana jika seseorang tidak memiliki atau tidak memiliki koneksi internet yang memadai?
- Bagaimana pendekatan dan petunjuk pemesanan peripheral seperti keyboard, monitor, headset dan lain sebagainya?
Buat dokumentasi yang praktis (dan dapat diakses).
Semakin Anda dapat mendukung tenaga kerja jarak jauh untuk menggunakan alat yang tepat, Anda akan semakin berdampak pada produktivitas perusahaan, dan juga suasana hati positif di perusahaan. Siapkan dokumentasi dan sumber daya yang tepat agar semua orang dapat bekerja lebih baik - baik karyawan yang kini bekerja dari rumah maupun tim IT Anda sendiri. Pastikan Anda membuat tempat yang jelas di mana karyawan dapat menemukan petunjuk dan panduan tentang cara menginstal aplikasi dan alat yang dipilih serta di mana menemukan aplikasi tersebut. Selain itu, luangkan waktu sejenak untuk memastikan semua dokumen, file, dan akses akun Anda untuk semua sistem tersedia untuk semua anggota utama tim TI Anda.
Mengulang
Sekarang juga saat yang tepat untuk mencari tahu hal lain yang dapat diotomatiskan dalam alur kerja Anda. Terutama pertanyaan yang ditujukan ke dukungan teknis. Anda akan menemukan banyak pertanyaan serupa, dan alat seperti chatbot AI akan membantu meringankan tekanan pada tim TI Anda. Apa pun yang dapat diotomatisasi akan membebaskan tim Anda untuk melakukan tugas yang lebih kompleks
Bersama-sama kita dapat menciptakan Home Office yang lebih baik
Kiat dan saran tentang cara membuat sudut kerja, mengatur permukaan kerja, cara berkolaborasi dengan keluarga di ruang bersama, atau menjadwalkan waktu istirahat dan waktu senggang - meskipun demikian, Anda mungkin perlu membantu rekan kerja untuk mencapai produktivitas maksimal dengan tetap aman terhubung dari rumah Anda. Gunakan berbagai sarana komunikasi - tutorial, pertukaran pengalaman, rapat kerja bersama - dan bantu menemukan cara untuk menjadi lebih efisien dan lebih terhubung dalam lingkungan virtual. Anda dapat menawarkan layanan virtual untuk komunikasi tipe helpdesk yang lebih pribadi, Anda dapat menciptakan ruang untuk diskusi informal di luar pekerjaan. Jadilah kreatif.
Teknologi kini memainkan peranan penting. Penting untuk membantu orang-orang tetap berhubungan satu sama lain pada saat kita harus menjaga isolasi sosial. Perubahan tak terduga ini menimbulkan tantangan bagi infrastruktur TI dan semangat kerja karyawan. Tim TI yang bekerja lebih baik dapat berkontribusi secara signifikan terhadap keberhasilan perubahan dalam komunikasi. Semakin banyak tim TI membantu, semakin banyak dukungan yang dirasakan karyawan dan mempertahankan keterlibatan positif. Kami ingin mengucapkan terima kasih kepada tim TI kami atas kerja keras, inovasi, dan kesabaran mereka selama perubahan ini. Dan kepada para pembaca…jaga kesehatan, komunikasikan sebanyak-banyaknya dan ingat…back up!
